Nový zaměstnanec znamená pro každého personalistu výzvu. Pro nového kolegu musí zajistit všechnu potřebnou pracovní dokumentaci, pracovní pomůcky důležité pro výkon jeho profese, představit jej týmu, zajistit proškolení a vše přitom provést tak, aby byl nový zaměstnanec motivován a HR oddělení jej nezatěžovalo přílišnou mírou byrokracie.
Připravili jsme pro vás souhrn několika kroků, které vám zjednoduší nástup nového kolegy a zajistí, že nový zaměstnanec bude moci rychle vykonávat svou práci na 100 %.
Eliminujte možnost lidských chyb
Složité, zdlouhavé a otravné papírování je nedílnou součástí každého nástupu nového zaměstnance. Pokud se tato administrativní činnost provádí ručně, přináší vysoké riziko chybovosti. Tento proces však můžeme výrazně zefektivnit pomocí využiti specializovaného softwaru určeného pro správu HR procesů. Správně zvolený software za personalistu vyplní všechna důležitá zaměstnanecká data, připraví automaticky personální dokumenty, provede on-line školení nového zaměstnance, přiřadí mu potřebné pomůcky a naplánuje důležité schůzky.
Možnost lidské chyby je eliminována na minimum a personalista má čas a prostor věnovat se začlenění nového kolegy do týmu.
Velmi rádi vám pomůžeme s automatizací administrativní práce související s novým nástupem zaměstnanců. Vyzkoušejte zdarma a nezávazně demo softwaru Pinya HR, který za vás vyřídí všechnu papírovou práci týkající se evidence zaměstnanců, předávání pracovních pomůcek, školení a dalších aktivit.
Software Pinya HR si můžete vyzkoušet zdarma a nezávazně: POŽÁDAT O VSTUP DO DEMA PINYA HR
Vytvořte „uvítací tým“
Kromě základního školení, které můžete provést online prostřednictvím softwarového vybavení, je velmi přínosné, pokud se novému zaměstnanci v začátku své práce věnují ostřílení členové týmu. Tito zkušení pracovníci jsou ovšem většinou velmi zaneprázdněni a často na práci s novými kolegy zapomínají nebo ji odkládají. Je proto vhodné vytvořit závazné postupy pro začlenění.
Postupy adaptace nového kolegy jsou vždy individuální a záleží na nastavení vnitřní firemní kultury ve společnosti. Velmi přínosné bývají krátké zhruba 20minutové schůzky s kolegy jak v nejbližším týmu, tak z jiných oddělení, které se nesou v neformálním duchu. Dalším přínosným nástrojem na stanovení mentorů, kteří nového kolegu provází veškerými procesy ve firmě. Pracují společně a mentor dohlíží na správnou realizaci úkolů nového pracovníka. Mentor může provádět i testování nováčka, formou dotazů na některé úkoly, o kterých se v minulosti bavili.
Vytvoření uvítacího týmu včetně mentorů vám usnadní software, který umí automaticky vytvářet organizační strukturu a přiřazovat zaměstnance konkrétním nadřízeným. Také tuto funkci zastane software Pinya HR. Vyzkoušejte si organizační strukturu v demu zdarma a nezávazně: POŽÁDAT O VSTUP DO DEMA PINYA HR
Nezapomínejte na dobrou náladu
Lidé se rozhodují o nástupu do vaší společnosti pravděpodobně proto, že jsou přesvědčeni, že jim nabízíte lepší pracovní podmínky a možnosti rozvoje jejich osobní kariéry. Očekávají také příjemný pracovní kolektiv. Všechna tato jejich očekávání jsou legitimní a měla by být naplněna. Při nástupu je důležité nové zaměstnance nedusit přílišnou administrativou a soustředit se na kvalitní začlenění do týmu.
Dobrou náladu a spolupráci v týmu můžete podpořit organizací neformálních akcí a výletů. Do organizace těchto aktivit je vhodné zapojit velké množství zaměstnanců tak, aby každý mohl přiložit ruku k dílu.
Každá připomínka a požadavek zaměstnance by měla být ze strany personálního oddělení vyslechnuta a zaměstnanec by měl mít pocit, že je jeho hlas slyšen. Pokud budou mít vaši zaměstnanci pocit, že do nich firma investuje, odrazí se to v jejich dobré náladě a zvýšeném pracovním výkonu.
Požádejte o zpětnou vazbu
Připravení kompletního adaptačního procesu je jen první částí správného začlenění nováčka do pracovního týmu. Po realizaci všech vstupních úkolů a po začlenění do týmu je čas na zjištění zpětné vazby. Zeptejte se nového kolegy, jak se v práci cítí, jak byl spokojen s přijetím, informacemi, které na začátku své práce dostal a co by případně změnil či upravil. Každý nový návrh nebo připomínka vám pomůže vyladit adaptační proces nového zaměstnance do precizní podoby.
Některé společnosti přistupují k procesu adaptace nového kolegy formou hry. Nabídnou zaměstnanci možnost vybrat si, co bude první týden dělat. Zda chce pracovat ihned v týmu, nebo studovat normy, pracovat na samostatném úkolu nebo pouze s mentorem. Podle jejich přání poté zaměstnanci nastaví proces nástupu podle jeho přání. Tento alternativní přístup navíc oddělení HR umožňuje odhalit charakteristiku zaměstnance, jeho pracovní postupy a přístup k práci obecně.